Seit meinem Start als Virtuelle Assistentin werde ich immer wieder gefragt: Was ist das eigentlich genau?

Der Begriff Virtuelle Assistenz, kurz VA (oder VPA für virtuelle persönliche Assistenz) kommt ursprünglich aus den USA, wo Virtuelle Assistenten bereits seit den 1990er Jahren Unternehmen und Einzelpersonen unterstützen.

Seit einigen Jahren setzt sich dieser Trend nun auch in deutschsprachigen Ländern durch und wird immer beliebter.

Virtuelle Assistenten arbeiten selbständig und virtuell, er/sie kommt also nicht in dein Büro, sondern erledigt alles online.

Aufgaben von Virtuellen Assistenten können ganz unterschiedlich sein. Grundsätzlich übernehmen sie für Auftraggeber sämtliche Aufgaben, die ihn aus dessen Sicht beruflich vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken oder private Zeit kosten und nicht von ihm selbst ausgeführt werden müssen. Virtuelle Assistenten arbeiten für mehrere Kunden und werden von diesen flexibel für wiederkehrende oder unterschiedliche Aufgaben beauftragt. Auch die Dauer der Zusammenarbeit gestaltet sich sehr flexibel. Von einmaligen Aufträgen zu einer dauerhaften Zusammenarbeit ist alles möglich.

Ein passender Slogan für Virtuelle Assistenten wäre mit Sicherheit „frei, unabhängig und selbständig“.

Welche Aufgaben übernimmt eine Virtuelle Assistentin?

Jobs für Virtuelle Assistenten können ganz unterschiedliche Aufgabenfelder umfassen: Angefangen von administrativen Tätigkeiten wie Anrufe, Recherchen, Formatierungsaufgaben oder Organisation von Terminen und Geschäftsreisen, bis hin zu sehr spezifischen Aufgaben wie beispielsweise SEO, Webdesign oder vorbereitende Buchhaltung.

Das Schöne an der Virtuellen Assistenz ist, dass es unzählige Möglichkeiten gibt und du je nach Erfahrung selbst entscheiden kannst, welche Tätigkeiten du anbieten möchtest.
Auch ist es möglich, dass du anfangs ein eher breitgefächertes Portfolio hast und dieses im Laufe der Zeit anpasst und dir eine Nische aussuchst, die dir Spaß bereitet und in der du viel Wissen mitbringst, beispielsweise durch Weiterbildungen.

Hier eine Übersicht mit 10 Möglichkeiten, die du als Virtuelle Assistentin anbieten kannst:

SOCIAL MEDIA MANAGEMENT
Social Media ist genau dein Ding? Dann unterstütze deinen Kunden, indem du Beiträgen und Postings für soziale Netzwerke verfasst, Facebook-Gruppen moderierst, Recherche nach relevanten Inhalten und Ideen für Kampagnen betreibst oder die komplette Social Media Strategie ausarbeitest.

E-MAIL VERWALTUNG
Hierunter fallen zum Beispiel Posteingänge sortieren oder Kundenanfragen beantworten.

RECHERCHE
Inhalte zu bestimmten Themen werden immer gesucht. Diese Tätigkeit ist vor allem für den Anfang super geeignet.

ÜBERSETZUNGEN
Du sprichst mehrere Sprachen? Perfekt, denn Übersetzungen sind immer gefragt!

FACEBOOK-ADS
Wenn du dich mit Facebook-Ads auskennst, nimm diesen Bereich definitiv in dein Portfolio auf und hole für deine Kunden das Beste aus ihrer Facebook-Werbung heraus.

PODCAST SERVICE
Podcasts sind gefragter denn je!

TRANSKRIBIEREN
Eine beliebte Aufgabe für Virtuelle Assistenten ist das Transkribieren von Podcasts, Interviews, Videos, usw. Spezielle Transkriptions-Softwares erleichtern dir hier die Arbeit.

KUNDENAKQUISE
Dir liegt es neue Kunden zu gewinnen und sie von deiner Idee zu überzeugen? Virtuelle Assistenten im Bereich Kundenaquise sind sehr begehrt!

WEBDESIGN
Wenn du Erfahrung hast Webseiten zu erstellen, dann biete deinen Kunden an, diese Aufgabe für sie zu übernehmen. Darunter fällt beispielsweise auch die regelmäßige Wartung der Webseite.

VORBEREITENDE BUCHHALTUNG
Rechnungen sortieren, Mahnungen schreiben, Reisekostenabrechnungen etc. gehört für die Meisten eher zu den lästigen Aufgaben und überlassen sie daher gerne jemandem, der sich in diesem Bereich auskennt. Dir macht genau das Spaß? Super, dann biete diese Tätigkeit deinen Kunden an.

Welche Voraussetzungen musst du erfüllen, um als Virtuelle Assistentin zu arbeiten?

Du möchtest gerne als Virtuelle Assistentin arbeiten? Dann stellt sich natürlich die Frage, welche Voraussetzungen es gibt und was du mitbringen solltest.

Der Start in die Virtuelle Assistenz ist nicht schwer. Grundsätzlich benötigst du lediglich einen Laptop, eine stabile Internetverbindung und eine Idee, was du anbieten kannst.

Um ins Business einzusteigen, ist es am einfachsten, wenn du nebenberuflich beginnst. Nachdem du dein Nebengewerbe angemeldet hast, kannst du auch schon loslegen und dir Schritt für Schritt einen Kundenstamm aufbauen, dein Angebot verfeinern und einfach austesten, was für dich persönlich das Richtige ist.

Eine konkrete Ausbildung benötigst du nicht, allerdings ist es immer von Vorteil, wenn du bereits Erfahrung in einigen Bereichen mitbringst, zum Beispiel durch eine kaufmännische Ausbildung.
Aber auch als Quereinsteiger ist die Virtuelle Assistenz super geeignet, da du bereits mit Tätigkeiten beginnen kannst, für die du kein Vorwissen benötigst, wie beispielsweise Recherchen.

Nicht nur deine fachlichen Qualifikationen spielen eine Rolle, sondern vor allem deine persönlichen Eigenschaften. Als Virtuelle Assistentin genießt du viele Freiheiten – hast keine festen Arbeitszeiten und bist ortsunabhängig. Das richtige Mindset und Zeitmanagement sind daher unerlässlich, denn nur wenn du selbstdiszipliniert, zuverlässig und verantwortungsbewusst bist, wirst du langfristig Erfolg in diesem Job haben.

Wo findet man Jobs als Virtuelle Assistentin?

Am einfachsten ist es natürlich, wenn dein Auftraggeber dich findet. Gerade am Anfang ist das jedoch selten der Fall, daher ist es wichtig, dass du weißt, wie du passende Aufträge findest.

Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Zum einen bieten diverse Portale, unterschiedliche Aufträge für Virtuelle Assistenten an. Hierzu gehören beispielsweise eAssistentin, my vpa und Strandschicht.
Zu beachten ist allerdings, dass diese Portale einen Anteil deiner Bezahlung als Provision einbehalten. Zu Beginn ist es trotzdem eine empfehlenswerte Möglichkeit erste Aufträge und Kunden zu gewinnen.

Eine weitere Möglichkeit sind Facebook-Gruppen, bei denen Auftraggeber nach Virtuellen Assistenten suchen und VA’s die Möglichkeit haben, sich selbst und ihre Leistungen vorzustellen. Du kannst ganz einfach den Gruppen beitreten und schon erscheinen die ersten Jobangebote.

Außerdem kannst du auch selbst aktiv werden und über soziale Netzwerke auf dich und dein Business aufmerksam machen. Erstelle eine professionelle Facebook- und/oder Instagram-Seite und vernetze dich mit anderen Virtuellen Assistenten und potentiellen Kunden. Auch eine eigene Webseite, auf der du dich, sowie deine Kompetenzen präsentierst, können dir helfen, einen Kundenstamm aufzubauen.

Zu guter Letzt noch eine Offline Möglichkeit, mit der ich persönlich meinen ersten Kunden gewinnen konnte: Visitenkarten verteilen. Ich weiß, vielleicht etwas altmodisch, allerdings kennen viele Unternehmen und Einzelpersonen die Virtuelle Assistenz noch überhaupt nicht und lesen sich online dementsprechend auch keine Werbung durch. Probiere es einfach mal aus und schau, wer sich meldet.

Was sind deine Vorteile als Virtuelle Assistentin?

Konntest du bereits ein paar Vorteile aus dem Beitrag entnehmen? Gerne möchte ich dir nochmal eine konkrete Übersicht mit allen Vorteilen geben, die du als Virtuelle Assistentin genießt.

Ortsunabhängigkeit war für mich definitiv einer der wichtigsten Punkte. Du kannst von überall aus arbeiten, einzige Voraussetzung ist natürlich eine stabile Internetverbindung. Egal ob du in Bali am Strand liegst, mitten in New York bist oder eine Rundreise in Australien machst – das alles lässt sich mit dem Job als VA verbinden.

Ein weiterer Punkt ist Flexibilität. Du hast Vormittags einen Arzttermin? Deine Familie kommt spontan zu Besuch? Oder dein Kind ist krank geworden und braucht dich? Kein Problem, denn du kannst dir deine Arbeitszeit frei einteilen. Egal ob du gleich morgens beginnen möchtest oder lieber ausschläfst und eher am Nachmittag/Abend produktiv bist.

Als Virtuelle Assistentin lernst du zudem nie aus und bildest dich kontinuierlich weiter, um im Business erfolgreich zu sein. Da ich es liebe, immer wieder Neues zu lernen und meine Komfortzone zu verlassen, spielt dieser Punkt für mich auf jeden Fall eine große Rolle.

Zu guter Letzt ist ein weiterer Vorteil als Virtuelle Assistentin, dass du dir die Tätigkeiten und Jobs selbst aussuchen kannst. Dir macht Buchhaltung keinen Spaß? Dann führe diese Tätigkeit nicht in deinem Portfolio auf und konzentriere dich auf die Dinge, für die du brennst und die du liebst.

Gibt es auch Nachteile in diesem Job?

Trotz vieler Vorteile, die du als Virtuelle Assistentin hast, gibt es selbstverständlich auch Nachteile.

Als VA bist du selbständig, das heißt bekanntlich: selbst und ständig. Nur die tatsächlich geleistete Arbeit wird vergütet. Kaffeepausen und ein kurzer Plausch mit Kollegen gehören dann der Vergangenheit an. Auch solltest du bedenken, dass Urlaubstage und Krankheit nicht vergütet werden, weshalb es wichtig ist, finanziell einen Puffer einzuplanen.

Du hast noch Fragen? Dann schreib mir gerne eine Mail ☺️